Ouèdo, Abomey-Calavi, Atlantique, Bénin.
Externalisation
📦 Externalisation des archives : déléguez la gestion de vos documents en toute confiance
Conserver des archives sur site peut vite devenir un casse-tête : manque d’espace, risques de détérioration, accès difficile…
Avec notre solution d’externalisation d’archives physiques, libérez vos locaux et confiez la gestion de vos documents à ARCHIVEZ, dans des conditions de sécurité optimales et en conformité avec la loi.
Nous prenons en charge l’intégralité du processus d’archivage, de la collecte jusqu’à la restitution ou à la destruction, selon vos besoins.
🚛 Collecte sécurisée de vos documents
Nos équipes se déplacent dans vos locaux pour :
- Trier les documents selon leur nature et leur durée légale de conservation
- Les conditionner dans des boîtes d’archives adaptées
- Étiqueter chaque contenant avec un système de traçabilité unique
- Assurer un transport sécurisé jusqu’à nos centres d’archivage
Chaque opération est documentée pour garantir la traçabilité et la conformité du transfert.
🏢 Stockage dans un centre d’archivage hautement sécurisé
Vos documents sont stockés dans nos locaux spécialisés, avec :
- Surveillance 24h/24 (caméras, alarmes)
- Contrôle d’accès restreint et sécurisé
- Conditions environnementales contrôlées (humidité, température, poussière)
- Système de gestion des emplacements pour retrouver rapidement n’importe quelle archive
📋 Suivi et actualisation régulière
Nous assurons la mise à jour régulière de vos dossiers :
- Intégration de nouveaux documents à votre fonds d’archives
- Tri des documents arrivés à échéance de conservation
- Alertes automatiques pour anticiper les durées de conservation et faciliter la destruction ou la numérisation
Vous avez un interlocuteur dédié pour suivre l’évolution de vos archives.
🧩 Restitution rapide et à la demande
Vous avez besoin d’un document spécifique ? Il vous suffit d’en faire la demande via notre interface client.
Nous assurons :
- La restitution physique du document dans les 24 à 48h
- Ou la numérisation urgente et l’envoi par email via un lien sécurisé
🔒 Confidentialité & conformité
Toutes nos procédures respectent strictement les normes en vigueur :
- RGPD pour les données personnelles
- Code du travail et obligations fiscales pour la durée de conservation
- Traçabilité complète de chaque mouvement d’archive
Nos équipes sont formées à la gestion confidentielle des documents sensibles.
🎯 Les avantages de l’externalisation avec ARCHIVEZ
✅ Gain d'espace dans vos locaux
✅ Réduction des coûts de gestion interne
✅ Sécurité renforcée des documents
✅ Suivi rigoureux et service réactif
✅ Conformité légale assurée
✅ Accès rapide à vos archives sur demande
💬 Confiez-nous vos archives, concentrez-vous sur votre cœur de métier
👉 Faites le choix de la tranquillité et de la performance documentaire.
Contactez ARCHIVEZ dès aujourd’hui pour une étude gratuite de vos besoins d’externalisation.
